ניהול מוניטין ופיתוח מדיניות

ניהול מוניטין במדיה החברתית חשוב מעין כמותו לאור הפעילות הרבה והחופשית המתקיימת בה. אנשים נוטים לפרסם דברים ללא מחשבה יתרה ועל כן חשוב לקבוע מדיניות בחברה.
אחת התופעות הבולטות ביותר של עולם האינטרנט בשנים האחרונות הוא עליית כוחן ותפוצתן של הרשתות החברתיות השונות. בימינו, קשה למצוא מישהו שלא פרסם מידע כלשהו בחייו לפחות פעם אחת במסגרת פרופיל של “פייסבוק”, חשבון “טוויטר”, ערוץ ב”יו טיוב” או אמצעי תקשורת חברתי אחר ברשת. התפוצה הגבוהה כל כך של אתרי שיתוף חברתיים אלו נכנסה לכל תחום בחיינו, כאשר אף אחד לא נשאר מאחור.
לעובדה זו משמעויות נרחבות בעולם העסקי, בעולם הפרטי ובמיוחד במקום בו נפגשים שני עולמות אלו. לאופן ההתבטאות והפרסום ברשתות החברתיות מצד עובדים של חברה כזו או אחרת יש השפעה פוטנציאלית עצומה על החברה בה הם עובדים.
כך, התבטאויות של עובדים ברשתות החברתיות עשויות לגרום לנזק רב מאוד לתדמית החברה ולמוניטין שלה ברשת. מצד שני, טומנים בחובם אמצעי התקשורת החברתיים השונים גם פוטנציאלי עסקי עצום עבור אותן חברות (ניהול מוניטין חיובי ותחזוק מסוים עבור החברה, יצרת קשרים עסקיים וכד’). לכן, קיימת חשיבות עליונה לאופן הזהיר בו מתנהלים עובדי החברה מבעד לאתרי הרשתות החברתיות. זו הסיבה לכך שכיום יותר ויותר חברות מנהיגות בקרב עובדיהן מדיניות ברורה ומתוכננת לאופן ההתנהלות המותר והרצוי ברשתות החברתיות.
מדיניות השימוש במדיה החברתית

המדיה החברתית היא פלטפורמה דינאמית, אשר משתנה ומתפתחת במהירות, כמעט מיום ליום. לכן, על מדיניות השימוש במדיה החברתית שמנהיגה חברה מסוימת להיות גמישה ופתוחה. אחרת, מסתכנת החברה באיבוד הרלבנטיות של מדיניותה ובפספוס הפוטנציאל הטמון עבורה במדיה החברתית.
בעיקרון, פועלות מרבית החברות על פי אחת משתי הדרכים הבאות – יצירת מדיניות אורגנית אשר נבנית ומתפתחת בזמן אמת ובהתאם לסוגיות ולבעיות שעולות מהשימוש השותף במדיה החברתית, או קביעת מסגרת מדיניות כללית לשימוש בכל אמצעי המדיה החברתית והכלתה על עובדי החברה, כמובן תוך שמירה על רמת גמישות והסתגלות מסוימת להתפתחויות בפועל.
בכל דרך בה תבחרו עבור החברה שלכם, חשוב מאוד כי מדיניות זו תשים דגש על פעולות חיוביות שכדאי שהעובדים יבצעו במסגרת פעילותם במדיה החברתית, במקום על איסורים, כללים מחמירים ועונשים. כך, תיצרו אווירה יוצרת וחיובית אשר הינה בעלת פוטנציאל להפקת תועלת חיובית עבור החברה כתוצאה מהשימוש במדיה החברתית. כמובן שיש להגדיר במסגרת המדיניות גם גבולות ואיסורים, אך מומלץ לעשות זאת באופן דיפלומטי, למשל על ידי הגדרת כללים אתיים וכללי התנהגות מסוימים, ולא על ידי הטלת מגבלות מחמירות ונוקשות. מומלץ להיעזר בעובדי החברה המנוסים יותר בתחום המדיה החברתית לצורך הגדרת מדיניות זו באופן אופטימאלי.

למרות הצורך בהגדרת מדיניות ייחודית וספציפית לכל חברה וחברה בהתאם לאופי הפעילות שלה, עדיין קיימות כמה נקודות כלליות אשר חייבות להיכלל במדיניותה של כל חברה וחברה. למשל, יש לחדד את הקו המפריד בין פעילותו של כל עובד במדיה החברתית באופן פרטי (כלומר – “בשם עצמו”) לבין פעילותו כמייצג את החברה, כפועל בשמה. על כל עובד להישמר בקנאות מפני פרסום מידע חסוי בנוגע לחברה ולהכיר ולהפנים את האחריות האישית בה הוא נושא בנוגע לכל דבר שהוא מפרסם ברשת. בנוסף, יש לשים דגש על פרסומים חיוביים אודות החברה במדיה החברתית, במטרה לתרום לניהול המוניטין החיובי של החברה באינטרנט. מומלץ להיעזר בעורכי דין המתמחים בתחום על מנת לנסח את המדיניות על כל השלכותיה המשפטיות, ולדאוג לפרסם אותה לעובדים באופן ברור ונהיר.

ניהול מוניטין במדיה חברתית – כיצד לבנות מדיניות

כאשר אתם ניגשים למלאכת כתיבת מדיניות השימוש במדיה חברתית עבור החברה שלכם, זכרו כי אתם לא לבד – כיום, יותר ויותר חברות עוסקות בכתיבת מדיניות מסוג זה. על מנת להשתמש בנתון זה, ניתן למצוא באינטרנט מאגרי מידע המכילים מאות כתבי מדיניות של חברות מענפים שונים (חברות עסקיות, חברות ממשלתיות וכד’), ולקבל מושג כללי בדבר אופייה של המדיניות בקרב חברות מתחומי פעילות שונים.
בנוסף, ניתן לרכוש כתבי מדיניות מוכנים מראש, אשר מתייחסים לכל האתרים החברתיים הראשיים. כך, תצטרכו רק להטמיע את המדיניות המוכנה בחברה שלכם. וודאו כי אתם עושים זאת כהלכה ביסודיות, כך שכל עובד ועובד מבין את מלוא המשמעות הכרוכה בעניין.
השימוש במדיה חברתית הולך ומתפשט בעולם במהירות עצומה, מה שגורם ליותר ויותר מנהלים להבין את חשיבותה עבור החברה שלו. עליכם קודם כל להגדיר את מקומה של הרשת החברתית בחיי החברה ובחיי העובדים שלה, וכך להסיק מהן הדרכים להפיק מכך תועלת בעבור ניהול מוניטין של החברה שלכם באינטרנט.